De update in AFAS naar Profit 15 laat nu niet lang meer op zich wachten en zal naar verwachting begin juli uitgerold worden. Deze update in AFAS brengt nieuwe functionaliteiten met zich mee voor de verschillende modules. In dit artikel zoomen we in op de module HRM. Natuurlijk staan de specialisten van Peopletrack voor u klaar om deze functionaliteiten daadwerkelijk in gebruik te nemen.

Ouderschapsverlof

Veel organisaties houden het ouderschapsverlof op dit moment handmatig bij. In Profit 15 kan dit proces geautomatiseerd worden. Zo kan het aantal uren ouderschapsverlof automatisch berekend worden, wordt het makkelijk om ouderschapsverlof in te plannen via een roosterwijziging en zal het geboorteverlof geïntroduceerd worden. Het automatisch toekennen van het juiste saldo wordt mogelijk dankzij de inrichting van de gewenste saldo’s. De medewerker voegt zelf een nieuw familielid toe, waardoor het saldo wordt bijgewerkt. Door middel van een roosterwijziging is het mogelijk voor de medewerker om het saldo in te plannen.

De Wet Invoering Extra Geboorteverlof (WIEG), welke per 1 juli 2020 ingaat, geeft partners de mogelijkheid om aanvullend geboorteverlof op te nemen. Het aanvullend geboorteverlof kan ook op een automatische manier aan een partner toegekend worden in Profit 15. De opname hiervan verloopt via het verlofprofiel. Meer informatie over het aanvullend geboorteverlof is te lezen in een eerder artikel over de WIEG regeling.

Verzuimprofielen

Via het onderdeel verzuim komen er verschillende profielen beschikbaar in Profit 15, zodat InSite gebruiksvriendelijker ingezet kan worden voor de medewerkers. In het verzuimportaal kunnen verschillende profielen toegevoegd worden, waarin specifieke velden toegevoegd of weggelaten kunnen worden. Op deze manier hoeft de medewerker enkel de relevante velden in te vullen. Iemand die zichzelf ziek meldt vanwege een bedrijfsongeval, dient hierdoor andere velden in te vullen dan iemand die bijvoorbeeld een reguliere ziekmelding wil doorgeven.

Vertrouwelijke dossieritems in InSite

Via InSite is er in Profit 15 een nieuwe weergave beschikbaar gesteld, waarin alle vertrouwelijke dossieritems zichtbaar zijn. Het is met deze weergave niet noodzakelijk om in de bestemming van de workflow te zitten. Met behulp van filters is het mogelijk om inzicht te krijgen in specifieke dossieritems. Op deze manier kunnen HR-medewerkers goed overzicht houden in verschillende processen.

Organigram

Via InSite komt er een nieuwe organigram viewer beschikbaar, welke gebouwd is in een Qlik dashboard. Het organigram geeft snel inzicht in de structuur van uw organisatie. De organisatorische eenheden kunnen in de boomstructuur eenvoudig open geklikt én ingeklapt worden om inzicht te krijgen in de verschillende teams. Daarnaast is het in het organigram onder andere mogelijk om medewerkers te zoeken en wordt er rekening gehouden met formatieverdeling.

AFAS Pocket HRM

In Profit 15 zijn er drie nieuwe optimalisaties voor de AFAS Pocket app in de module HRM. Het is mogelijk om een familielid aan te maken via de app, wat bijvoorbeeld handig is voor het nieuwe geboorteverlof. Daarnaast is het mogelijk voor de HR-afdeling om verzameldeclaraties goed te keuren via de app. Verder was het altijd al mogelijk om via de AFAS Pocket app verlof in te boeken. Dankzij Profit 15 is het straks ook mogelijk om verlof in te trekken.

Werving & Selectie

In Profit 15 blijft de stamkaart van de sollicitant centraal staan. Zo zijn er twee nieuwe workflows toegevoegd aan de sollicitant stamkaart, te weten: contactmoment en contractvoorstel. Dankzij de workflow ‘contactmoment’ kan de communicatie tussen werkgever en sollicitant vastgelegd en gewaarborgd worden. Ook het onderliggende proces kan hier doorlopen worden.
De workflow ‘contractvoorstel’ biedt de mogelijkheid om een nieuw proces te starten met daarin een contractvoorstel aan de sollicitant. De sollicitant kan dus de arbeidsovereenkomst digitaal tekenen via OutSite, nog vóór de feitelijke indienstmelding.

Verder wordt het op de sollicitant stamkaart zichtbaar wat de status van een sollicitatie is. Hierdoor is het in één oogopslag duidelijk wat de status van een sollicitant of een vacature is. Ook is het mogelijk om meerdere verantwoordelijke medewerkers te koppelen aan een vacature.

Het is in Profit 15 nog makkelijker geworden om, zonder dat het werving en selectieproces via AFAS verloopt, nieuwe medewerkers via OutSite alle benodigde documenten te laten ondertekenen. Hierbij kan gedacht worden aan de arbeidsovereenkomst en bijvoorbeeld loonbelastingverklaring. Het volledige in-dienst-proces kan hiermee eenvoudig geautomatiseerd worden!

Feestdagen integreren met verlof

In Profit 15 is het straks eenvoudig om feestdagen en/of sluitingsdagen te integreren met verlof. Hierdoor is de prioritering van het verlof eenvoudig af te stemmen op uw organisatie of CAO en kan deze geïntegreerd worden naar de nacalculatie.

Medewerkers dubbel aanmaken in InSite

Zodra Profit 15 gebruikt wordt, is het niet alleen mogelijk om een medewerker dubbel aan te maken via Profit Windows maar ook via InSite. Uiteraard is het verstandig om zo min mogelijk dubbelingen in de administratie op te nemen, maar in sommige situaties is het noodzakelijk. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker twee verschillende contracten/dienstverbanden heeft. Dankzij de controle op het BSN-nummer en de geboortedatum is het niet nodig om de gegevens van de medewerker dubbel in te voeren. Maakt uw organisatie al gebruik van ‘meerdere dienstverbanden’? Dan zal deze functionaliteit geen nieuwe toevoeging zijn.

Ook het maximale uit Profit 15 halen voor uw organisatie? Of is er behoefte aan ondersteuning bij de uitrol van deze nieuwe functionaliteiten? Neem dan vrijblijvend contact op met onze AFAS specialisten.