Bij de overgang naar Profit 15 staan er een aantal nieuwe functionaliteiten klaar. In dit artikel zoomen we in op de module Financieel. De nieuwe functies binnen deze module zijn voornamelijk gericht op het toewijzen van deelbudgethouders, de optimalisatie van contractbeheer, de finance auditor en de facturatie cockpit. De collega’s van Peopletrack staan uiteraard voor u klaar om u te ondersteunen bij de overgang naar Profit 15.
Optimalisatie contractbeheer
In het onderdeel contractbeheer worden alle inkoopcontracten vastgelegd, wat zorgt voor overzicht en inzicht. Deze module wordt in Profit 15 geoptimaliseerd. Hierdoor is het straks mogelijk om meerdere contractprofielen aan te maken voor het opmaken van nieuwe contracten. Op deze manier hoeven vaststaande velden die ingevuld moeten worden, niet telkens opnieuw ingevuld hoeven te worden.
Verder zijn er contractregels toegevoegd, zodat er een contractcyclus gemaakt kan worden. Daarnaast worden er ook direct verplichtingen gegenereerd. Waar het voorheen maar op één manier mogelijk was om verplichtingen te genereren, is het in Profit 15 mogelijk om via meerdere manieren verplichtingen te genereren. Ook is het mogelijk om een btw-code, vestiging en afdeling mee te geven bij het aanmaken van een contract. Voorheen werden hiervoor vrije velden ingericht, maar in Profit 15 wordt dit standaard meegeleverd. Het aanmaken van een contract is in Profit 15 automatisch een workflow, zodat het contract beoordeelt kan worden. Via het contractbeheer dashboard wordt er meer overzicht en inzicht geboden op al uw contracten.
Verzamelfactuur en facturatiecockpit
Steeds meer organisaties hebben behoefte aan het opmaken van een verzamelfactuur. Naast de basisdienst, staan ook de overige kosten van de bijkomende diensten op dit factuur. Vanuit Profit 15 is het mogelijk om de verzamelfactuur eenvoudig op te maken vanuit verschillende bronnen. Daarbij is er een nieuwe factuur layout beschikbaar gesteld voor de verzamelfactuur die geschikt is voor alle combinaties van alle verschillende bronnen.
Een ander nieuw onderdeel in Profit 15 is de factureringscockpit. Deze centrale plek voor alle facturen maakt het mogelijk om vanuit alle bronnen te factureren. De actieknoppen in de cockpit geven de mogelijkheid om de specifieke modules direct te openen, denk hierbij aan de modules: abonnementen, cursussen, ordermanagement, nacalculatie en termijnen. De facturatiestappen kunnen op dezelfde manier gestart worden zoals dat normaliter vanuit de bron zelf gebeurt.
Let op: De huidige inrichting blijft op dezelfde manier werken, deze functionaliteiten kunt u pas in gebruik nemen nadat deze zijn ingericht in de Profit 15 omgeving van uw organisatie.
Finance auditor
De finance auditor draagt eraan bij dat de organisatie in controle komt. Deze auditor helpt met het uitvoeren van controles, zodat de controles beoordeeld kunnen worden. Vervolgens kunnen de controles opgelost worden en kunt u de meldingen in de toekomst voorkomen. Vanaf Profit 15 zijn er meer audits (20) beschikbaar in de finance auditor. Daarnaast is het in Profit 15 mogelijk om fouten en waarschuwingen in de audits te negeren per omgeving of administratie. Dit voorkomt dat u telkens met een regel geconfronteerd wordt. Deze wijziging wordt uiteraard wel gelogd voor de accountant.
Waar het voorheen in de finance auditor noodzakelijk was om de audit handmatig te genereren, is dat in Profit 15 niet meer nodig. Het is straks namelijk mogelijk om een geplande taak aan te maken voor het genereren van de finance auditor. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld iedere nacht automatisch een controle inplannen, zodat u dit de volgende ochtend niet meer hoeft te doen en u direct inzicht heeft.
Deelbudgethouder toewijzen per reservering
In Profit 15 is het mogelijk voor een budgethouder om een gedeelte van zijn/haar budget te delegeren naar een deelbudgethouder. Door een reservering aan te maken via InSite, kan er vanuit de administratie een grootboekrekening gekozen worden. Via deze weg is het mogelijk om een budget toe te wijzen aan de deelbudgethouder. Op deze manier krijgt de deelbudgethouder zelf beschikking over het gereserveerde budget. Bij de inkoopaanvraag kan de reservering vervolgens gekoppeld worden aan het budget van de deelbudgethouder.
Beoordelingsworkflow voor debiteuren en crediteuren
Nieuw in Profit 15 zijn de workflows die gestart kunnen worden na het aanmaken van debiteuren en crediteuren. Het beoordelen van nieuwe crediteuren en debiteuren is in te regelen via een eigen workflow zodat je altijd weet dat de juiste gegevens zijn ingevuld en gezien.
Heeft u behoefte aan meer informatie over Profit 15? De collega’s van Peopletrack staan graag voor u klaar om meer te vertellen én te helpen bij de inrichting van de nieuwe functionaliteiten. Neem vrijblijvend contact op via +31 (0)20 823 18 29. Meer weten over de nieuwe functionaliteiten in Profit 15 voor de andere modules? Lees dan ook de artikelen met veranderingen voor Payroll en de nieuwe functies in HRM.