De maatregelen in verband met het Corona (Covid-19) virus worden steeds iets meer versoepeld. Kinderen mogen weer naar school, winkels en horecagelegenheden openen hun deuren opnieuw en gelukkig mogen ouderen ook weer mondjesmaat bezoek ontvangen. Daarnaast krijgen steeds meer medewerkers de mogelijkheid om op vrijwillige basis terug te keren naar kantoor. Deze versoepelingen zijn uiteraard alleen mogelijk als iedereen zich blijft houden aan de RIVM-maatregelen, zoals afstand houden en geen handen schudden.

Afstand houden op kantoor

De versoepelde maatregels van het RIVM zetten veel organisaties voor een uitdaging. De 1,5 meter afstand moet gewaarborgd worden, wat van invloed zal zijn op de werkplekken op kantoor. Waar iedereen tot een aantal maanden geleden nog zij-aan-zij werkte met collega’s, moeten zij onderling meer afstand bewaren. Door bepaalde werkplekken af te schermen, kunnen medewerkers zonder al te veel aanpassingen gebruik maken van de bestaande werkplekken. Dit houdt echter wel in dat er minder collega’s tegelijk aanwezig kunnen zijn, omdat er simpelweg niet voor iedereen plek is.

Het is dus van belang dat er vooraf duidelijke afspraken gemaakt worden over de terugkeer naar kantoor. Stem bijvoorbeeld vaste werkdagen af voor bepaalde afdelingen, wanneer zij gebruik mogen maken van hun werkplek op kantoor. Of geef medewerkers de mogelijkheid om op inschrijving aanwezig te zijn, zodat er niet teveel medewerkers op de werkvloer verschijnen. Het reserveren van een werkplek kan in dat geval een goede, overzichtelijke uitkomst zijn. Op deze manier is het inzichtelijk hoeveel mensen er aanwezig zijn op een specifieke werkdag en hoeveel werkplekken er nog beschikbaar zijn.

Werkplek reserveren via AFAS

Maakt uw organisatie gebruik van AFAS? Dan is het mogelijk voor medewerkers om een werkplek te reserveren via InSite! Het ‘reserveringssysteem’ kan door middel van cursusmanagement ingericht worden in uw AFAS omgeving. Dankzij deze module kan er per kantoorpand, verdieping of andere kantoorruimte aangegeven worden hoeveel werkplekken er beschikbaar zijn. Wanneer een medewerker zich inschrijft voor een werkplek via AFAS, dan worden de beschikbare werkplekken automatisch bijgewerkt. Zodra alle werkplekken gereserveerd zijn, kunnen medewerkers zich niet meer inschrijven voor een werkplek op die dag. Op deze manier zullen er nooit te veel medewerkers aanwezig zijn dan de kantoorruimte toelaat binnen de richtlijnen van het RIVM.

Het reserveringssysteem voor een werkplek in AFAS kan zo eenvoudig óf uitgebreid ingericht worden als u wenst. Na een reservering kan de medewerker bijvoorbeeld een bevestiging krijgen per mail. Ook is het mogelijk om de reservering goed te laten keuren door bijvoorbeeld de leidinggevende. Op deze manier kunt u voorkomen dat steeds dezelfde werknemers toegang hebben tot een werkplek. De leidinggevende kan in zo’n geval door middel van de workflow bepaalde werknemers uitschrijven voor een bepaalde reservering.

Verder is het bijvoorbeeld handig om iemand  de mogelijkheid te bieden om een werkplek te annuleren en dat anderen hiervan een signaal ontvangen. Op deze manier kan een andere collega alsnog gebruik maken van de beschikbare werkplek op kantoor. Deze laatste optie kan echter ook gezien worden als spam, wanneer het teveel gebeurt. Om die reden is het, in onze ogen, verstandiger om een overzichtelijke portal pagina aan te maken met de beschikbare werkplekken per locatie én inschrijfmogelijkheden. Uiteraard kan Peopletrack dit realiseren voor uw organisatie.

Ook een werkplek reserveren via AFAS?

Afhankelijk van de modules die al ingericht zijn in AFAS, kunnen onze experts het reserveren van een werkplek in een aantal uur voor uw organisatie inrichten. Benieuwd naar de mogelijkheden of heeft u zelf ideeën over het reserveringssysteem voor werkplekken? De AFAS experts van Peopletrack maken graag even tijd om u te woord te staan. Neem vrijblijvend contact op via +31 (0)20 823 18 29 of stuur ons een berichtje via het contactformulier.