Vanaf 1 juli 2024 is het zo ver; de nieuwe wetgeving Werkgebonden Personenmobiliteit (WPM) wordt van kracht. Vanaf die datum ben je als organisatie verplicht om te rapporteren over het zakelijke verkeer en het woon-werkverkeer van je medewerkers. AFAS heeft hier een mooie functionaliteit voor uitgeleverd. Met deze nieuwe functionaliteit kan je alle benodigde gegevens vastleggen. De gegevens (denk aan kilometerstanden of brandstofverbruik) worden door AFAS opgeteld zodat je alle totalen eenvoudig kan doorgeven aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).
Voor wie is het?
De rapportageplicht geldt voor werkgevers met meer dan 100 medewerkers op 1 juli 2024, die meer dan 20 uur per maand werken.
Waarom rapporteren?
Het besluit komt voort uit het Klimaatakkoord. Met dit akkoord hebben overheden, bedrijven en maatschappelijke organisaties maatregelen afgesproken om de CO2- uitstoot te verminderen. De CO2-uitstoot van zakelijk verkeer en woon-werkverkeer van werknemers hoort daar ook bij. Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) wil daarom bekijken hoeveel CO2 dit verkeer van werknemers uitstoot. Op dit moment zorgen zakelijk verkeer en woon-werkverkeer samen naar schatting voor meer dan 50% van de gereden kilometers in Nederland.
Wat moet je aanleveren?
Werkgevers moeten vanaf 1 juli 2024 jaarlijks gegevens aanleveren op een digitaal formulier aan het RVO. Het gaat onder andere om:
- Het totaal aantal kilometers dat je werknemers in een kalenderjaar hebben afgelegd voor zakelijk en woon-werkverkeer.
- Jaartotaal aan kilometers verdeeld in soort vervoermiddel en brandstoftype.
Wat biedt AFAS?
- Zakelijke declaraties
Medewerkers kunnen hun zakelijke (en woon-werk) kilometers declareren via InSite of de Pocket App. Je kan extra velden toevoegen om het vervoermiddel en het type reis vast te leggen. Deze gegevens zijn bepalend of de declaratie wordt meegenomen in de rapportage. Bij het insturen van een declaratie kan je verschillende vervoermiddelen voor de rapportage selecteren. - Woon-werkverkeer
Voor woon-werk mobiliteit biedt AFAS twee opties: een enquête of een ritregistratie (via de declaraties, loonmutaties of via import of UpdateConnector vanuit een andere app of software). Met de enquête kunnen medewerkers aangeven hoe zij in een representatieve week naar hun werk zijn gereisd. Met één druk op de knop stuur je de enquête uit naar alle medewerkers. - Lease of wagenpark
Voor leaseauto’s en eigen wagenparken is een overzicht gemaakt waarin je de jaarkilometers per vervoermiddel en brandstof kunt invullen. Je kunt de kilometerstanden opvragen bij je leasemaatschappij, ze importeren of door de medewerker laten invullen via een workflow in InSite. Deze kilometerstand wordt gebruikt om te komen tot een jaartotaal voor de rapportage. - Mobiliteitsdienstverleners
Voor mobiliteitsdienstverleners is het belangrijk dat je contact opneemt met de betreffende partij om te vragen hoe zij de benodigde gegevens aan je kunnen leveren. In AFAS kun je deze gegevens vervolgens invoeren per vervoermiddel, zodat je een compleet overzicht hebt van alle kilometers of bedragen.
Kies je voor rapportage in AFAS, dan is extra inrichting noodzakelijk
De functionaliteiten in AFAS zijn niet direct te gebruiken. Hiervoor is extra inrichting noodzakelijk. Heb je hier hulp bij nodig? Neem dan contact op met Ribka via r.wolff@peopletrack.nl.
Meer informatie over de rapportageverplichting Werkgebonden Personenmobiliteit kan je vinden via de volgende link; ‘Gegevensverzameling werkgebonden personenmobiliteit’
Geschreven door Ine Wijnhoven en Lina Wang