Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat het gedrag van een persoon in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie in de samenleving. Binnen verschillende branches zoals in de zorg, het onderwijs en de kinderopvang is een VOG verplicht voor een groot deel van de functies. Dit houdt in dat bij de sollicitatie of bij de (her)- indiensttreding een VOG aangevraagd dient te worden. Een repeterende, administratieve handeling die tegenwoordig heel eenvoudig uit handen genomen kan worden door een softwarerobot!
HR-processen automatiseren met een softwarerobot
Onze klanten zijn continu bezig om processen te optimaliseren en automatiseren. Als AFAS partner helpen wij hierbij door te zorgen voor een optimale inrichting van AFAS en door mee te denken in verdere verbeteringen. Dankzij het verder denken in optimalisatie en automatisering, is onze virtuele medewerker tot stand gekomen: Robbie de Robot. Deze softwarerobot is ontwikkeld door onze collega’s om administratieve en repeterende handelingen uit handen te nemen. Softwarerobots zoals Robbie kunnen ingezet worden bij het automatiseren van verschillende processen. Robbie is inmiddels niet meer weg te denken uit ons team en kan ingezet worden voor verschillende onderwerpen.
De VOG-robot is een van de werkzaamheden van Robbie die voornamelijk ingezet wordt bij het optimaliseren en automatiseren van HR-processen in AFAS. Het aanvragen van een VOG wordt meestal uitgevoerd op de HR-afdeling, een handeling die vaak terugkomt en weinig uitdaging biedt. Door deze handeling uit handen te geven aan de VOG-robot ervaren HR-medewerkers minder werkdruk én meer werkplezier.
Hoe werkt de VOG-robot in AFAS?
Robbie de Robot verwerkt als VOG-robot meerdere malen per dag de VOG-aanvragen in AFAS bij Dienst Justis voor nieuwe medewerkers, stagiairs en/of medewerkers die opnieuw in dienst treden. Dit aanvraagproces verloopt door middel van de volgende stappen:
- Bij het indienstproces wordt er een taak klaargezet in de workflow via AFAS om een VOG aan te vragen bij Dienst Justis
- De VOG-robot controleert door middel van een get connector of er taken klaarstaan die verwerkt kunnen worden
- Wanneer er een taak klaarstaat in de workflow, logt Robbie in bij Dienst Justis en vraag namens de betreffende organisatie een VOG aan voor de medewerker
- Nadat de VOG-aanvraag is gedaan, wordt de status in AFAS aangepast naar ‘VOG aangevraagd’. Hierdoor is de status van het aanvraagproces altijd inzichtelijk.
Robbie leren kennen? Bekijk het filmpje hieronder en zie waarin onze virtuele medewerker uitblinkt:
