Privacy Statement 

Inhoud

Artikel 1 – Wettelijke Bepalingen

Artikel 2 – De verwerking van persoonsgegevens

Artikel 3 – Verwerken van gegevens welke niet door medewerker zijn verkregen

Artikel 4 – Verwerking buiten EU

Artikel 5 – Doel van de verwerking

Artikel 6 – Registratie Persoonsgegevens

Artikel 7 – Jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens

Artikel 8 – Het gebruik van jouw gegevens

Artikel 9 – Wettelijke verplichtingen

Artikel 10 – Gebruik van jouw gegevens voor andere doelen

Artikel 11 – Gegevens delen met derde

Artikel 12 – Beveiliging van jouw gegevens

Artikel 13 – Commerciële aanbiedingen

Artikel 14 – Bewaartermijn gegevens

Artikel 15 – Contact

Informatie

Peopletrack B.V. respecteert de privacy van haar medewerkers, in het bijzonder hun rechten met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. In het kader van dit statement verstaan we onder medewerkers ook toekomstige medewerkers, zijnde sollicitanten, externe medewerkers (ZZP’ers, gedetacheerde) en overige tijdelijke medewerkers.

Vanwege volledige transparantie hebben wij daarom een beleid geformuleerd en geïmplementeerd met betrekking tot deze verwerkingen zelf, het doel ervan alsook de mogelijkheden voor betrokkenen om hun de rechten zo mogelijk te kunnen uitoefenen.

Het aan jou beschikbaar gestelde privacy statement is de enige versie die van toepassing is, totdat een nieuwe versie de huidige versie vervangt.

Dit privacy statement is voor het laatst bijgewerkt op 19 september 2018.

Artikel 1 – Wettelijke Bepalingen

Dit is het privacy statement van Peopletrack B.V. (hierna te noemen: “Peopletrack”). Met dit privacy statement informeren wij jou over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Peopletrack B.V., gevestigd te Populierenlaan 129, 1185 SH te Amstelveen, KvK-nummer 65913655 is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Dit privacy statement is opgesteld in het kader van de privacy wetgeving dat sinds
25 mei 2018 van toepassing is, zijnde de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook wel bekend onder de Engelse naam General Data Protection Regulation (GDPR).

Artikel 2 – De verwerking van persoonsgegevens

Jouw persoonsgegevens worden verzameld door Peopletrack. Onder persoonsgegevens worden verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een indentificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online indentificator of één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit.

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens van jou:

  • Naam
  • Geslacht
  • Adresgegevens
  • E-mailadres(sen) / telefoonnummer(s)
  • Bankrekeninginformatie (IBAN)
  • BSN
  • Geboortedatum / Leeftijd
  • Geboorteland / -plaats
  • Nationaliteit
  • Gegevens betreffende jouw werk, zoals salaris en functie etc.
  • Personeelsnummer (registratienummer)
  • Opleiding(-sniveau)
  • Partnergegevens
  • Verzuim (exclusief medische gegevens)
  • Paspoortgegevens
  • VOG (Verklaring Omtrent Gedrag)
  • Foto

Artikel 3 – Verwerken van gegevens welke niet door medewerker zijn verkregen

Indien van toepassing kunnen dit de volgende instanties zijn:

  • Openbare registers waarin jouw gegevens staan, zoals het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en het Kadaster;
  • Het UWV;
  • De arbodienst;
  • Een extern bureau dat wordt ingeschakeld in het kader van re-integratie;

Artikel 4 – Verwerking buiten EU

Er worden (momenteel) geen gegevens van jou buiten de EU verwerkt.

Artikel 5 – Doel van de verwerking

Iedereen die gegevens van jou krijgt en gebruikt moet daarvoor een reden hebben. De wet noemt dat ‘een grondslag voor de verwerking’ van jouw persoonsgegevens. Als werkgever gebruikt Peopletrack jouw gegevens voor één of meer van de volgende redenen:

Onze personeelsadministratie

Peopletrack gebruikt jouw gegevens om de afspraken met jou middels een (arbeids-) overeenkomst na te kunnen komen. Denk bijvoorbeeld aan de uitbetaling van jouw salaris. Om tot uitbetaling over te kunnen gaan, moet Peopletrack gebruik maken van jouw gegevens. Krijg je voor de uitoefening van jouw functie een leaseauto, dan heb je met Peopletrack een ‘Leasecontract’ gesloten. Om ook dit te kunnen uitvoeren, moet Peopletrack gebruik maken van jouw gegevens.

Het voldoen aan een wettelijke verplichting

Peopletrack verwerkt jouw gegevens ook op grond van verschillende wet- en regelgeving.

Gerechtvaardigd belang

Peopletrack mag en kan, op basis van artikel 6 van de AVG, jouw gegevens ook gebruiken als ze daar zelf een belang bij heeft. Dat heet ‘gerechtvaardigd belang’. Het belang van Peopletrack om jouw gegevens te gebruiken moet wel zwaarder wegen dan jouw recht op privacy. Peopletrack weegt daarbij alle belangen dus af

Peopletrack heeft o.a. gerechtvaardigd belang om jouw gegevens te gebruiken bij:

  • Bescherming van eigendommen en gegevens van Peopletrack;
  • Bescherming van de veiligheid van Peopletrack en haar medewerkers;
  • Verbetering van de dienstverlening;
  • Het uitvoeren van een verantwoordelijk, effectief en efficiënt HR-beleid;
  • De bewijspositie van Peopletrack in een gerechtelijke procedure.

Vitaal belang

Het kan voorkomen dat Peopletrack jouw gegevens gebruikt omdat dit van vitaal belang is om iemand te beschermen. Denk aan een (nood)situatie waarin Peopletrack gegevens van jou moet doorgeven aan een ziekenhuis of politie.

Artikel 6 – Registratie Persoonsgegevens

Jouw persoonsgegevens worden geregistreerd in een (elektronisch) register, zijnde Profit. Dit is het door Peopletrack gebruikte personeelsregistratiesysteem.

Artikel 7 – Jouw rechten met betrekking tot jouw gegevens

Op grond van artikel 13 lid 2 sub b AVG heeft eenieder recht op inzage, rectificatie of het wissen van zijn/haar persoonsgegevens of beperking van de hem/haar betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid.  Veel persoonsgegevens kun je zelf inzien c.q. wijzigen via InSite. Mocht je daarbuiten een verzoek hebben, dan kun je deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@peopletrack.nl of telefonisch via

(020) 823 1829. Peopletrack zal niet altijd kunnen instemmen met jouw verzoek.

Ieder verzoek daartoe dient te worden vergezeld van een kopie van een geldig identiteitsbewijs, waarop je jouw handtekening hebt gezet en onder vermelding van het adres waarop er met jou contact kan worden opgenomen. Binnen één maand na het ingediende verzoek, krijg je antwoord op jouw verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en het aantal van de verzoeken kan deze termijn indien nodig met 2 maanden worden verlengd.

Artikel 8 – Het gebruik van jouw gegevens

Peopletrack gebruikt als werkgever jouw gegevens voor de volgende doelen:

Jouw gegevens zijn nodig om een arbeidsovereenkomst te kunnen sluiten en uitvoeren.

O.a. de volgende gegevens worden verwerkt:

  • Om salaris, beloningen en vergoedingen uit te betalen;
  • Ten behoeve van de verzuimregistratie;
  • Voor de training en beoordeling van medewerkers;
  • In het kader van de pensioenregeling;
  • Voor eventuele regelingen betreffende secundaire arbeidsvoorwaarden;
  • HR management. Peopletrack gebruikt persoonsgegevens om een verantwoordelijk, effectief en efficiënt HR-beleid te kunnen uitvoeren;
  • Denk bijvoorbeeld aan personeelsplanning en het beleid rondom ziekteverzuim en re-integratie;
  • Denk ook aan onderzoeken die worden en zullen worden gedaan op het gebied van people analytics;
  • Verplichtingen op grond van wet- en regelgeving. Zie verder artikel 6 AVG.

Artikel 9 – Wettelijke verplichtingen

In geval van schending van enige wet- of regelgeving, waarvan de betrokkende wordt verdacht en waarvoor de autoriteiten persoonsgegevens nodig hebben die de beheerder heeft verzameld, worden deze aan hen verstrekt na een uitdrukkelijk en gemotiveerd verzoek van die autoriteiten, waarna deze persoonsgegevens mitsdien niet meer onder de bescherming van de bepalingen van deze privacyverklaring vallen.

Denk hierbij ook aan de volgende verplichtingen:

  • Belastingwetgeving: Op grond van de wet moet Peopletrack informatie over haar medewerkers doorgeven aan de Belastingdienst.
  • Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering: Wanneer er beslag gelegd wordt op jouw loon is Peopletrack als werkgever wettelijke verplicht hieraan mee te werken en informatie over jou aan de deurwaarder te verstrekken.
  • Wetboek van Strafrecht: Het kan voorkomen dat Peopletrack verplicht is gegevens van medewerkers te verstrekken aan opsporingsdiensten in het kader van een strafrechtelijk onderzoek.

Artikel 10 – Gebruik van jouw gegevens voor andere doelen

Peopletrack mag jouw gegevens ook gebruiken voor andere doelen dan waarvoor je ze oorspronkelijk had gegeven. Daarbij geldt wel dat dat nieuwe doel moet passen bij het doel waarvoor je jouw gegevens in eerste instantie had gegeven. Dit wordt afgewogen a.d.h.v. de volgende vragen:

  • Wat is het verband bij het doel waarvoor je de gegevens eerder gaf? Past dat bij het nieuwe doel?
  • Hoe zijn de gegevens ooit verkregen? Zijn de gegevens door jezelf gegeven of op een andere wijze tot de database van Peopletrack gekomen?
  • Om wat voor soort gegevens gaat het precies?
  • Wat zijn de gevolgen voor jou als de gegevens op een andere manier gebruikt worden? Voordelig of nadelig?

Artikel 11 – Gegevens delen met derden

Peopletrack gebruikt ook diensten van derde partijen die fungeren als ‘verwerkers’. Deze dienstverleners zullen persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met de instructies en onder controle van Peopletrack.

Voor het uitbrengen van offertes richting klanten gebruikt Peopletrack bijvoorbeeld jouw CV waar jouw persoonlijke gegevens op staan en een verwijzing naar jouw LinkedIn pagina. Ook met het pensioenfonds voor jouw eigen pensioen en eventueel andere verzekeraars, worden jouw gegevens gedeeld. Aan de Arbodienst van Peopletrack worden jouw gegevens omtrent ziekte / verzuim (exclusief medische gegevens) verstrekt.

Verder worden jouw gegevens, op grond van de wet, aan overheidsinstanties zoals de belastingdienst en het UWV verstrekt.

Peopletrack werkt samen met andere bedrijven, zoals met AFAS, voor de HR administratie. Peopletrack maakt duidelijke afspraken in een contract over hoe zij met jouw gegevens omgaan. Peopletrack blijft zelf verantwoordelijk als zij een ander bedrijf inschakelt dat voor haar werkt.

Artikel 12 – Beveiliging van jouw gegevens

Peopletrack doet haar uiterste best om de gegevens van haar medewerkers zoveel mogelijk te beschermen. Jouw gegevens worden beveiligd via een vastgesteld beveiligingsbeleid dat ook is geïmplementeerd, fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging, inbraakalarm, een vergrendelde kast voor opslag van fysieke gegevens, logische toegangscontrole m.b.v. iets wat iemand weet (wachtwoord of pincode), overige logische toegangscontrole (sms login), beperkte bevoegdheden en controle van toegekende bevoegdheden.

Artikel 13 – Commerciële aanbiedingen

Je kunt commerciële aanbiedingen krijgen van de beheerder, wanneer je daar toestemming voor hebt gegeven. Indien je deze niet (meer) wenst te ontvangen, stuur dan een e-mail naar het volgende adres: info@peopletrack.nl.

Jouw gegevens kunnen worden gebruikt door klanten voor commerciële doeleinden. Indien je dit niet wenst, stuur dan een e-mail naar het volgende adres: info@peopletrack.nl.

Artikel 14 – Bewaartermijn gegevens

De door Peopletrack verzamelde persoonsgegevens worden gebruikt en bewaard voor de duur zoals bij wet bepaald is.

Artikel 15 – Contact

Al je verzoeken tot verstrekking van informatie, vragen en klachten kun je je richten aan info@peopletrack.nl.