Met de nieuwe workflow Onboarden in AFAS wordt het aannemen en heraannemen van medewerkers een overzichtelijk en soepel proces. De bestaande workflows Medewerker indienst, Sollicitant indienst en Medewerker herindienst zijn samengebracht in één gebruiksvriendelijke oplossing. Het resultaat? Een gestroomlijnd proces dat tijd bespaart en fouten voorkomt.
Het uitvragen van aanvullende informatie is volledig geïntegreerd. Zodra een sollicitant de benodigde gegevens aanlevert, gaat het onboardingsproces automatisch verder. Ook kan een digitaal gegenereerd arbeidscontract eenvoudig door zowel werkgever als medewerker worden ondertekend. Zelfs complexe situaties, zoals het aangaan van een opvolgend dienstverband waarbij een medewerker uit en direct weer in dienst treedt, worden moeiteloos ondersteund.
Het proces start je flexibel op: met lege persoonsgegevens, vanuit een sollicitatie (met of zonder eerdere sollicitatiegeschiedenis), of met gegevens van (oud-)medewerkers. Een slim matchingsmechanisme voorkomt dubbele registraties door automatisch te wijzen op mogelijke overeenkomsten in het systeem.
Vanaf Profit 6 (zomer 2025) zullen de oude workflows verdwijnen. Dit maakt het essentieel om tijdig over te stappen naar de Onboarden workflow, die alle stappen rondom een nieuw dienstverband vereenvoudigt en optimaliseert.
Ervaringen uit de praktijk
Van collega:
“Onze overstapbegeleiding naar Onboarden is in volle gang. Samen met klanten zetten we de eerste stappen naar een vernieuwde inrichting. Elke organisatie is uniek en dat vraagt om een gezamenlijke aanpak. Vooraf een brainstormsessie houden met alle betrokkenen helpt enorm om de juiste inrichting te bepalen en processen te verbeteren.
Zo zijn we bijvoorbeeld bij Sunweb samen met Mirjam Bakker en Anggi Natiur (Operational Excellence Specialisten bij Sunweb) aan de slag gegaan.”
Van klant:
“In oktober zijn we gestart met het nieuwe Onboarden, en wat zijn we blij dat we er op tijd aan begonnen zijn! Samen met Betsy hebben we deze uitdaging opgepakt, want het blijkt een stuk intensiever en meer te zijn dan we hadden verwacht. Als internationale organisatie hebben we te maken met veel verschillende profielen, werken we met veel vrije velden en lopen we soms tegen onduidelijkheden uit het verleden aan. Dit alles maakt het soms wat lastig. Maar gelukkig konden we een groot deel van de bestaande gegevens hergebruiken.
Vooral de verbeterde mogelijkheden rond herindiensttreding, iets wat bij ons regelmatig voorkomt, zijn een grote winst. Het nieuwe onboardingproces laat echt grote voordelen zien, ook bijvoorbeeld de draaiboeken.
Tips voor anderen:
- Zorg dat je vooraf heel helder hebt wat de organisatie wil en hoe de processen moeten verlopen.
- Ga met alle betrokken stakeholders om de tafel om de processen kritisch te bekijken en uit te tekenen.
- Begin op tijd! Het is meer werk dan je verwacht.
Een speciale dank aan Betsy, haar betrokkenheid is van grote waarde! Ze denkt niet alleen met ons mee, maar daagt ons ook uit om kritisch te kijken naar onze werkwijzen en deze waar mogelijk te verbeteren.”
Hulp nodig bij de overstap naar Onboarden?
Ben je bezig met de (her)inrichting en loop je vast? Of wil je volledig ondersteund worden? Neem contact op met Ribka via r.wolff@peopletrack.nl en zet samen de volgende stap!
Geschreven door Betsy Meijdam
