AFAS InSite is een handig platform waar collega’s eenvoudig worden voorzien van informatie. Nadat medewerkers zijn ingelogd, worden zij op de hoogte gebracht van het laatste nieuws, maar zij kunnen bijvoorbeeld ook zelf acties starten. Denk hierbij aan het inzien van de persoonlijke takenlijst, invullen van mutaties, het inzien van salarisstroken of bijvoorbeeld een adreswijziging doorgeven. Medewerkers blijven betrokken bij de organisatie én hr-medewerkers worden automatisch ontlast. Dit maakt het een ideaal platform om te gebruiken als intranet, geïntegreerd met de rest van de bedrijfsprocessen in AFAS. InSite is een standaard onderdeel van de software van AFAS, voor alle AFAS klanten dus toegankelijk!
Takenlijst per medewerker
InSite is een handig platform om de backoffice en frontoffice met elkaar te verbinden. Wanneer het actief gebruikt wordt door alle medewerkers, werkt het platform ook echt voor de gebruikers én voor de werkprocessen. Stimuleer medewerkers om hun werkdag te beginnen met het openen van InSite, zodat de takenlijst van de desbetreffende medewerker zichtbaar wordt. Deze takenlijst is voortgekomen uit de workflows die zijn ingesteld. Zodra iemand zijn/haar taak heeft afgehandeld, dan kan dit via het platform doorgezet worden naar de volgende persoon in de workflow.
Sociaal platform
Naast de werkinhoudelijke taken, kunnen collega’s op de hoogte gebracht worden van organisatie-gerelateerde onderwerpen. Zo zijn de nieuwsberichten in een overzicht te vinden, waar iedereen ook zelf persoonlijk op kan reageren. Maar ook de collega’s die binnenkort jarig zijn, worden getoond zodat iedereen uit volle borst mee kan zingen zodra de jarige op de werkvloer arriveert. Start er binnenkort een nieuwe collega? Laat diegene een korte introductie schrijven zodat ook dit bericht gedeeld kan worden via InSite. Op deze manier zijn alle collega’s direct op de hoogte en weten zij alvast iets meer over diegene die gaat starten.
Openheid van de organisatie
Uiteraard is het niet nodig om medewerkers toegang te geven tot álle informatie. Maar het is zeker de moeite waard om te bedenken tot welke informatie medewerkers wel toegang krijgen. Door bijvoorbeeld inzicht te geven in bepaalde dashboards en medewerkers de mogelijkheid te geven om zelf berichten te plaatsen, dan is de kans groot dat InSite ook actiever gebruikt gaat worden als intranet platform.
Vergeet de styling van InSite niet!
Bij de inrichting van InSite wordt er in eerste instantie voornamelijk ingezoomd op de onderwerpen die ‘moeten werken’. Uiteraard is de functionaliteit belangrijk, maar vergeet ook de manier waarop het platform is ingericht niet. De styling zorgt ervoor dat medewerker de InSite-omgeving herkennen en dat deze wordt gezien als ‘betrouwbaar’. De lay-out draagt bij aan de gebruiksvriendelijkheid van de website en zorgt ervoor dat medewerker AFAS InSite zullen gaan gebruiken.
De huisstijl van uw organisatie ook doorvoeren op het platform? Dat hoeft helemaal niet ingewikkeld te zijn! Om de stijl aan te passen, hoef je geen handige website bouwer te zijn. De templates, vrije indeling en de Icon Database maken het mogelijk om pagina’s te personaliseren. Voer de huisstijl van de organisatie door in het thema en gebruik bijvoorbeeld het logo, de kleuren en lettertype waar de organisatie aan te herkennen is.
Hulp nodig?
Heeft u hulp nodig bij de inrichting of bent u benieuwd naar de optimalisatiemogelijkheden? Onze experts zijn op de hoogte van alle ins- en outs van InSite. Zij kijken graag naar de wensen en eisen die belangrijk zijn voor de organisatie, maar geven ook graag tips om uiteindelijk het platform succesvol te kunnen gebruiken. Neem vrijblijvend contact op via het contactformulier of bel voor de mogelijkheden naar: +31 (0)20 823 18 29.