Wanneer de medewerkers van een organisatie veel vanuit huis werken, dan kan het lastig zijn om het overzicht te bewaren over alle werkzaamheden. Om die reden willen organisaties juist nu beter inzicht krijgen op alle werkprocessen. Door inzicht op het werkproces kunnen activiteiten op het gewenste moment uitgevoerd worden door de juiste medewerker. Door middel van workflows in AFAS worden werkstromen geautomatiseerd uitgevoerd én is er direct inzicht op de werkstromen binnen een organisatie.

Een werkstroom als workflow

Een workflow is een volledig werkproces opgeknipt in een stappenplan. Iedere stap is een handeling, gekoppeld aan de gewenste afdeling of medewerker die deze handeling kan oppakken. Dit proces herhaald zich, net zolang totdat de workflow is afgehandeld.

Een workflow in AFAS kan handmatig gestart worden, maar het is ook mogelijk workflows automatisch te laten starten. Het automatisch starten van een workflow wordt gedaan door de eerste stap in de werkstroom te koppelen aan een trigger zoals een datum of een voorraadniveau.

Aan de slag met geautomatiseerde workflows in AFAS

Overzicht van de werkprocessen

Om te kunnen starten met geautomatiseerde workflows is het van belang om de werkstromen eerst inzichtelijk te krijgen. Hoe verlopen de werkstromen op dit moment binnen de organisatie? Wie is er verantwoordelijk voor bepaalde stappen in de werkstroom? Het is verstandig om direct te onderzoeken of dit nog steeds de gewenste manier is. Wanneer het opvalt dat er direct al aanpassingen gewenst zijn binnen een werkstroom, dan is dit een goed moment om de nieuwe stappen uit te werken.

Bekijk kritisch welke stappen noodzakelijk zijn en welke medewerkers/teams betrokken zijn bij een stap in het proces. Wanneer er ruimte is om dit te verkorten, dan zal dit bijdragen aan het versnellen van de workflow.

Stappenplan vertalen naar software

Zodra alle stappen in de werkstroom helder zijn, dan kan de workflow ingericht worden in AFAS. Elke taak wordt aangemaakt en gekoppeld aan de persoon die verantwoordelijk is voor de afhandeling hiervan. Als de verantwoordelijke voor een taak zijn/haar handeling heeft afgerond dan zal de workflow automatisch doorgezet worden naar de volgende persoon die de taak in behandeling neemt. De workflow verloopt zo automatisch door naar de betreffende personen en afdelingen totdat deze is afgehandeld.

Per taak is het uiteraard mogelijk om de gewenste acties in te stellen. Hoeft een manager alleen akkoord te geven of een taak af te keuren? Dan zijn alleen deze opties aanwezig in de taak. Dient er juist een document toegevoegd te worden? Dan zal de workflow niet doorgezet worden, totdat het document daadwerkelijk is toegevoegd.

Autorisaties toewijzen

Voor bepaalde stappen in een werkproces kan het natuurlijk nodig zijn om toestemming te krijgen van een andere afdeling of een manager. Koppel deze personen aan de taak en autoriseer hem/haar om de taak door te zetten via de workflow. Ook hier is het verstandig om kritisch te zijn. Wanneer een teamleider, de teammanager en de HR-afdeling een taak moet goedkeuren, dan zal dit de werkstroom vertragen. Hoe minder stappen er worden doorlopen in de workflow, des te sneller is een proces afgehandeld.

Blijvend automatiseren

Zodra de eerste werkstromen zijn omgezet naar geautomatiseerde workflows, kunnen deze in gebruik genomen worden. Vaak genoeg komt het voor dat bepaalde workflows moeten worden aangepast door verschuivingen binnen functies of wetswijzigingen. De workflows zijn via AFAS eenvoudig aan te passen omdat het gehele proces stap-voor-stap is uitgewerkt. Door een aantal kleine wijzigingen is het eenvoudig mogelijk om een stap in de workflow toe te voegen, te verwijderen of aan te passen.

Graag vertellen de AFAS experts van Peopletrack u meer over de workflows in AFAS! Wilt u meer weten over de workflows of heeft uw organisatie hulp nodig bij het inrichten van geautomatiseerde workflows in AFAS? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.