Het einde van het jaar nadert, wat betekent dat er weer een piekmoment aankomt voor de salarisadministratie; de eindejaarsdrukte. Onze collega’s Jacqueline en Ilona nemen je in dit artikel graag mee in het afsluiten van het loonjaar én het opstarten van een nieuw loonjaar in AFAS Profit.
Loonjaar afsluiten
Wanneer alle reguliere periodes zijn verwerkt en geaccordeerd, kan er gestart worden met het afsluiten van loonjaar 2024. Het insturen van de loonaangifte van de reguliere run, de decembermaand, stel je uit tot na de verwerking van de extra run. De decembermaand behoort namelijk tot de extra run en deze wordt als één loonaangifte ingestuurd. De uiterlijke instuurdatum van deze loonaangifte is 31 januari 2025.
Het is aan te raden om een TWK (Terugwerkende Kracht) te initiëren vanaf periode 1 voor het af te sluiten loonjaar. Dankzij deze TWK worden eventuele mutaties die nog niet zijn doorgevoerd alsnog verwerkt. Daarnaast voorkom je dat er in een afgesloten jaar nog een correctieperiode moet worden aangemaakt.
Tip: Controleer de laatste loonaangifte (van december en de extra run). Wanneer hieruit blijkt dat zaken niet goed staan dan kunnen deze nog worden meegenomen in de extra run.
Let op: Als de werkkosten in december worden afgerekend, vergeet deze dan niet in te vullen in het salarisverwerkingsplan van december zodat deze meegaan in de laatste loonaangifte. Gaan de werkkosten mee in het nieuwe jaar? Dan moet er €0,00 opgegeven worden in het salarisverwerkingsplan.
De werkkosten moeten uiterlijk opgenomen zijn in de loonaangifte van 2025.
Indien gewenst kun je nu de laatste loonaangifte klaarzetten en de jaaropgaves genereren. Dit kan ook ná het opstarten van het nieuwe jaar.
Nieuw loonjaar opstarten
Vóór het opstarten van een nieuw loonjaar, is het belangrijk om eventuele eigen looninrichtingen in AFAS aan te passen. Denk bijvoorbeeld aan de WHK en Aof-premie, de eigen pensioenregelingen, verzekeringen, loonschalen, salaristabellen, etc.
Naast deze eigen looninrichtingen kan er voor het nieuwe jaar ook een CAO-update vanuit AFAS zijn uitgeleverd. Deze moet voor de start van het nieuwe loonjaar ook gejournaliseerd worden. Controleer de journaalstructuur om te kijken of er nieuwe looncomponenten zijn toegevoegd die nog aan de grootboekrekening gekoppeld moeten worden.
De salarisverwerkingsplannen voor 2025 in Profit zijn gegenereerd op basis van de instellingen bij de werkgever (tabblad Salarisverwerking). Het is van belang om de instellingen te controleren, zoals de einddatum urenregistratie. Deze einddatum bepaalt in welke periode nacalculatieregels (zoals declaraties en uren) worden meegenomen.
Zijn deze instellingen niet ingeregeld? Voeg dan de salarisverwerkingsplannen voor 2025 toe.
Na het contoleren van de salarisverwerkingsplannen, kan er gestart worden met de berekening voor het Jaarloon Bijzonder Tarief. Deze berekening is van belang om de eerste verwerking van 2025 te kunnen draaien. Via deze actie krijgt iedere medewerker namelijk een nieuwe salarisregel per 1-1 2025 met het nieuwe jaarloon Bijzonder Tarief.
Let op: Toekomstige salarisregels worden niet bijgewerkt met het nieuwe jaarloon Bijzonder Tarief. Pas daarom toekomstige salarisregels aan met het nieuwe jaarloon Bijzonder Tarief.
Voor de verwerking van het jaarloon BT (2025) is het van belang dat de CAO update in Profit is doorgevoerd, wat door AFAS wordt uitgevoerd. Controleer het versienummer en de datum om te zien of de update al afgerond is. (Dit wordt uiterlijk op 9 januari 2025 uitgevoerd bij alle klanten van AFAS)
Is het gelukt om het loonjaar af te sluiten en een nieuw loonjaar op te starten in AFAS? Dan ben je klaar om periode 1 van 2025 te verwerken!
Let op: Vergeet niet het verlofrecht van 2025 toe te voegen zodat de medewerkers verlof kunnen aanvragen.
Heb je toch nog vragen over de eindejaarswerkzaamheden in AFAS of heb je hulp nodig bij het uitvoeren van de jaarovergang? Neem dan contact op met onze collega Ribka via r.wolff@peopletrack.nl
Geschreven door Ilona van der Ben & Jacqueline Spruijt