Sinds 23 januari 2021 is de avondklok ook in Nederland een feit. De avondklok houdt in dat iedereen tussen 21:00 uur ‘s avonds en 04:30 uur ‘s ochtends binnen moet blijven. Uiteraard gelden er uitzonderingen voor deze avondklok. Zo mag de hond tijdens dit tijdstip gewoon uitgelaten worden (door maximaal één persoon) en mogen medewerkers die tijdens de avondklok moeten werken ook hun huis verlaten, mits zij hiervoor een werkgeversverklaring op zak hebben.
Werkgeversverklaring avondklok
Voor bepaalde organisaties zorgt de avondklok voor een flink aantal extra administratieve handelingen. Alle werknemers met wisselende diensten of diensten binnen het tijdsblok van de avondklok moeten namelijk een werkgeversverklaring bij zich hebben. Wanneer zij dit document niet bij zich hebben, dan volgt er een boete. De werkgeversverklaring dient aan een aantal punten te voldoen. Zo moet het een specifiek template zijn met het logo van de rijksoverheid en moeten de gegevens van de werknemer én werkgever vermeld staan. Een voorbeeld van het formulier werkgeversverklaring avondklok is te vinden via de website van de Rijksoverheid.
Werkgeversverklaring avondklok uitgeven via AFAS
Werkgevers die gebruik maken van AFAS kunnen de werkgeversverklaringen importeren via AFAS, waarbij de keuze gemaakt kan worden uit twee verklaringen. Een template met daarop een specificatie van vaste tijden of een template zonder een specificatie van vaste tijden. Het eerste template is vooral geschikt voor medewerkers die werkzaam zijn op vaste tijdstippen, welke binnen het blok van de avondklok valt. Wanneer werknemers wisselende diensten hebben en dus dagelijks op andere tijdstippen hun huis moeten verlaten, hebben het tweede template nodig.
De werkgeversverklaring verstrekken via AFAS
Het is in AFAS mogelijk om de werkgeversverklaring via twee manieren te verstrekken, namelijk door werknemers deze zelf te laten genereren of door het document collectief te genereren voor een selectie medewerkers. Wanneer werknemers het document zelf genereren dan wordt hiervoor een vrij type dossieritem toegevoegd en dient deze beschikbaar gemaakt te worden voor InSite. Vervolgens moet er een workflow aangemaakt worden in het aangemaakte type dossieritem. Daarna moet de werkgeversverklaring gekoppeld worden aan de workflow die hiervoor is ingericht. Vervolgens kunnen de betreffende medewerkers het rapport downloaden vanuit de workflow of is het een mogelijkheid om deze collectief af te drukken.
Wanneer de werkgeversverklaring collectief verstuurd wordt, dan dient deze ingestuurd te worden door middel van een dossieritem van de betreffende medewerker. Het is hierbij van belang dat er eerst een document geïmporteerd wordt in AFAS Profit. Vervolgens moet er een dossieritem aangemaakt te worden op de medewerkers die een werkgeversverklaring nodig hebben. Dit kan een selectie van medewerkers zijn, maar het is ook mogelijk om alle medewerkers in één keer te selecteren. Vervolgens moet het type dossieritem ‘uitgaande post’ geselecteerd worden. In deze weergave dient het veld ‘afzonderlijk per bestemming vastleggen’ geselecteerd te worden, zodat er voor elke medewerker een apart dossieritem vastgelegd wordt. Door te kiezen voor ‘document e-mailen en vastleggen in dossier’ en de werkgeversverklaring toe te voegen als bijlage, krijgen de betreffende medewerkers het document toegestuurd via de e-mail en kunnen zij dit document in hun dossier raadplegen via InSite of de AFAS Pocket App.
Voorkom lange laadtijden in AFAS
Aangezien het verstrekken van de werkgeversverklaring op organisatieniveau vrij veel ‘laadtijd’ in beslag kan nemen, is het verstandig om vooraf te bedenken op welke manier het document beschikbaar gesteld wordt. Wanneer een groot aantal medewerkers de werkgeversverklaring nodig hebben, dan is het verstandig om deze door de medewerker zelf te laten genereren zoals omschreven in de eerste optie.
Hulp nodig?
Heeft uw organisatie hulp nodig bij het generen van een de werkgeversverklaring voor de avondklok via AFAS? De collega’s van Peopletrack helpen u daar graag bij. Neem dan vrijblijvend contact op met één van onze collega’s