Een grote dossierkast waarin allerlei documenten zijn opgeslagen, werkt niet ideaal. Steeds meer bedrijven zijn daar inmiddels wel achter. Toch vinden sommige organisaties het nog heel fijn om terug te kunnen vallen op de papieren versie van een document. Maar waarom? De dossierkast neemt ruimte in beslag en het is tijdrovend om alle documenten up-to-date te houden. Daarnaast is het terugvinden van hetgeen u juist nú nodig heeft, niet altijd even makkelijk. Wij leggen u graag uit waarom de dossierkast de deur uit kan en u beter kunt overstappen naar een digitaal personeelsdossier.
Personeelsdossier AVG-proof inrichten
Werkgevers zijn verplicht om van alle medewerkers een personeelsdossier bij te houden. Hierin zijn gegevens terug te vinden zoals persoonlijke gegevens, contracten en informatie over het functioneren of bijvoorbeeld over de ontwikkeling van de medewerker. Hoe langer de medewerker in dienst is, des te dikker het personeelsdossier wordt!
De Europese Privacywetgeving maakt het niet eenvoudiger om de gehele dossierkast AVG-proof in te richten. Telkens wanneer de richtlijnen van de wetgeving worden aangepast, dient het volledige personeelsdossier gecontroleerd en getoetst te worden aan deze nieuwe verplichtingen. Dit kan veel eenvoudiger, door deze dossiers digitaal te beheren. Het terugvinden, aanpassen van de documenten aan de richtlijnen van wetswijzigingen en vastleggen van nieuwe items kan voortaan een stuk efficiënter.
Het voordeel voor de medewerkers is dat zij ervan verzekerd zijn dat hun documenten goed beveiligd zijn en ook goed teruggevonden kunnen worden. Op ieder moment wanneer het voor hen goed uitkomt, hebben medewerkers toegang tot hun eigen gegevens.
Waar begin ik met een digitaal personeelsdossier?
Voor veel organisaties is het spannend om in één keer afscheid te nemen van alle papieren documenten. Maar een digitaal personeelsdossier biedt heel veel voordelen voor vrijwel iedere organisatie. Wanneer de overstap gemaakt is naar een digitaal personeelsdossier, willen veel organisaties nooit meer terug en vragen zij zichzelf af waarom zij dit niet eerder gedaan hebben!
Dossierstructuur
De eerste stap naar een digitaal personeelsdossier is het bepalen van de dossierstructuur. Bedenk hoe deze er nu uitziet, wie inzicht moet hebben in bepaalde onderdelen en wie rechten heeft om iets toe te voegen aan het dossier. Vervolgens is het belangrijk om na te denken of er documenten gestandaardiseerd kunnen worden. Door bijvoorbeeld templates te maken van contracten, arbeidsovereenkomsten of offertes kunt u deze door één druk op de knop genereren.
Werkprocessen
Naast de dossierstructuur zijn de werkprocessen een belangrijk onderdeel in de stap naar een digitaal personeelsdossier. Ieder dossieritem wordt door een ander proces doorlopen. Bepaalde documenten hoeven alleen bewaard te worden, andere documenten moeten ook (digitaal) ondertekend worden. Bij de documenten die bijvoorbeeld ondertekend moeten worden of waarbij bepaalde handelingen nodig zijn, beslist u hoe deze workflows eruit moeten zien. Dit is tevens een goed moment om te beslissen of bepaalde processen geoptimaliseerd kunnen worden. Waar voorheen bijvoorbeeld twee personen een akkoord gaven, kan dit nu wellicht teruggedrongen worden naar één persoon om de snelheid terug te brengen in het proces. Of waar voorheen een natte handtekening gezet werd, voldoet in bepaalde gevallen een bevestigingsbericht misschien ook wel.
Automatische meldingen
Één van de voordelen van een digitaal personeelsdossier in AFAS Profit is het automatisch verzenden van meldingen. Zo kunt u bijvoorbeeld instellen dat u op de hoogte word gebracht van een wijziging in een dossieritem of wanneer de geldigheid van een bepaald document verloopt. Stel voor alle dossieritems een geldigheidstermijn aan; op deze manier kan er geen enkel item vergeten worden. Dit zorgt niet alleen voor overzicht, het voorkomt ook dat er items verlopen of vergeten worden.
Documenten digitaliseren?
Benieuwd naar de mogelijkheden van een digitaal personeelsdossier? Wij vertellen u hier graag meer over! Dankzij het digitaliseren van uw documenten, zijn de personeelsdossiers inzichtelijker en goed terug te vinden. Neem vrijblijvend contact op, zodat wij u kunnen vertellen waar de kansen liggen voor uw organisatie!