De update naar AFAS Profit 15 heeft allerlei praktische, nieuwe functionaliteiten met zich meegebracht. In eerdere artikelen hebben we de grootste veranderingen per module omschreven. In dit artikel zoomen we in op: documenten genereren in AFAS InSite en OutSite.

Documenten genereren vanuit de workflow

Voorheen konden documenten in AFAS alleen aangemaakt worden in Profit Windows. Vanaf Profit 15 kunnen de documenten ook vanuit InSite gegenereerd worden. Dit houdt in dat het mogelijk is om vanuit de standaard AFAS workflows en de eigen workflows documenten en bijlagen aan te maken. Hierbij is zelf te bepalen vanuit welke stap in een workflow een bepaald document gegenereerd moet worden.

De brieven die gegenereerd worden via InSite kunnen gepersonaliseerd worden met bijvoorbeeld de gegevens van de medewerker. Wanneer de koppeling is gemaakt en de brieven worden gegenereerd dan is het mogelijk om de brief tijdens de workflow aan te passen. Hierdoor is het mogelijk om de standaarddocumenten aan te passen met bijvoorbeeld specifieke afspraken. Vervolgens is het mogelijk om de brief om te zetten in PDF en deze te voorzien van een digitale handtekening.

Document genereren, aanpassen en digitaal ondertekenen

In het filmpje hieronder is te zien op welke manier het genereren van een HR-document vanuit de workflow in InSite is geautomatiseerd. Het HR-document wordt automatisch gepersonaliseerd met de werknemersgegevens, de (voorbeeld)wijzigingen worden doorgevoerd en vervolgens wordt het document omgezet in PDF. Door middel van een digitale handtekening wordt het PDF-bestand ondertekend, zodat de brief doorgestuurd kan worden naar de betreffende medewerker.

Zelf documenten genereren vanuit InSite?

Dankzij deze opzet wordt het genereren van documenten verder geautomatiseerd. Het automatiseren zorgt niet alleen voor tijdbesparing voor de medewerkers, ook wordt de huisstijl en de manier van communiceren binnen de organisatie gewaarborgd. Interesse in het automatisch genereren van documenten tijdens de workflow? Wij vertellen er graag meer over, neem vrijblijvend contact op met één van de collega’s van Peopletrack.