Het ondertekenen van contracten, offertes of andere documenten gaat bij veel bedrijven nog met een ouderwetse, ‘natte’ handtekening. Dit houdt in dat er in sommige gevallen grote documenten geprint worden. Vervolgens kan de tekenbevoegde binnen het bedrijf deze tekenen en het document inscannen. Niet ideaal, omdat het een tijdrovende klus is om deze stappen te doorlopen. Helemaal in deze tijd waarin veel vanuit huis gewerkt wordt en het nu simpelweg niet mogelijk is om even langs een collega’s te lopen voor de benodigde handtekening. Dankzij digitaal ondertekenen in AFAS Profit is dit verleden tijd!
De voordelen van een digitale handtekening
Digitaal ondertekenen in AFAS geeft u de mogelijkheid om al uw documenten voortaan in een volledig beveiligde omgeving online te ondertekenen. Alles digitaal, dus een printer en scanner zijn niet meer nodig! Dit zorgt niet alleen voor een flinke tijdbesparing, het is tevens een rechtsgeldige manier van ondertekenen. Alle voordelen van het digitaal ondertekenen op een rijtje:
- Rechtsgeldig ondertekenen van documenten
- Geen fysiek contact nodig
- Tijdbesparing
- Kostenbesparing
- Milieuvriendelijk
Hoe werkt digitaal ondertekenen?
Digitaal ondertekenen is een standaard onderdeel van het AFAS ERP-systeem en AFAS HRM/Payroll-systeem. Wij zorgen voor de koppeling en verwerking in uw werkproces! Zodra de mogelijkheid is geïmplementeerd, kunt u de documenten digitaal tekenen in iedere workflow. Het document wordt gedigitaliseerd en vervolgens verstuurd. Vervolgens kan het document geopend worden, maar wijzigen is niet mogelijk omdat het document beveiligd is. Bij wijzigingen zal de rechtsgeldigheid dan ook ingetrokken worden. Diegene die het document dient te ondertekenen, krijgt automatisch een taak toegewezen. Medewerkers zullen het document via InSite ondertekenen en klanten of contactpersonen zullen deze via OutSite ondertekenen. Door middel van een SMS- en/of e-mail code bent u ervan verzekerd dat de juiste persoon het document zal ondertekenen.
Wij van Peopletrack vertellen u graag meer over de mogelijkheden van digitaal ondertekenen voor uw organisatie. Neem vrijblijvend contact op om de mogelijkheden te bespreken met één van onze experts.