Deze maand stappen de eerste klanten over op AFAS Profit 3. Deze nieuwe versie zit boordevol verbeteringen en innovatieve functies die het werk nog efficiënter en eenvoudiger zullen maken. Benieuwd welke functionaliteiten onder andere verbeterd zijn? Wij hebben hieronder een overzicht voor jullie gemaakt met de meest opvallende optimalisaties.
Eén van de grootste optimalisaties is toch wel het werving-, selectie- en indiensttredingsproces. Graag nemen wij je mee in de verbeterde en nieuwe functionaliteiten op dit gebied.
Werving & selectie: Matching van sollicitanten
In de eerdere versies vond de matching plaats op geboortedatum, e-mail en geslacht. Wanneer deze drie velden overeenkwamen, herkende Profit dit als een bestaande sollicitant. In Profit 3 gebeurt de matching van sollicitanten op basis van een nieuw puntensysteem. Indien twee of meer gegevens van de sollicitant overeenkomen, wordt de sollicitant herkend. Er wordt gekeken naar onderstaande gegevens waarbij het BSN, geslacht en de geboortedatum niet mogen verschillen:
- Voornaam en Achternaam
- BSN
- Geboortedatum
- Geslacht
- Postcode en huisnummer
- Privé e-mail
- Privé mobiel
Dit betekent dat Profit 3 sollicitanten ook zal herkennen als zij bijvoorbeeld een ander e-mailadres gebruiken bij de sollicitatie dan bij een eerdere sollicitatie.
Werving & selectie: Sollicitant en portaltoegang bijwerken via InSite
Om het sollicitatieproces soepeler te laten verlopen, biedt Profit 3 nieuwe speciale actieknoppen aan in de workflows. Er komt onder andere een speciale actieknop “Sollicitant en portaltoegang bijwerken”. Door deze knop te gebruiken, worden de gegevens van de persoon en de sollicitant bijgewerkt aan de hand van de gegevens die zijn ingevuld bij de sollicitatie. Daarnaast wordt er portaltoegang verleend, maar er wordt nog geen mail naar de sollicitant verzonden.
Het moment waarop deze mail verzonden wordt kun je zelf bepalen door de knop “Verzenden e-mail portaltoegang” toe te voegen aan de workflow. Dit betekent dat de portaltoegang ook te beheren is via InSite. Daarnaast kun je er bijvoorbeeld voor zorgen dat de sollicitant pas bij het opvragen van de aanvullende gegevens de e-mail voor portaltoegang ontvangt.
Waar moet je aan denken bij de overgang?
- Overstappen naar de nieuwe manier voor het matchen van sollicitanten gaat automatisch. Hier hoef je dus niks voor te doen.
- Om gebruik te kunnen maken van de nieuwe speciale actieknoppen, moeten er wel wijzigingen in de workflow aangebracht worden.
Indienst wordt ‘Onboarden’
Om het (her)indienst proces te vergemakkelijken, stapt AFAS over naar ‘Onboarden’. De Medewerker indienst, Medewerkers herindienst en Sollicitant indienst functionaliteiten worden samen één nieuwe functionaliteit ‘Onboarden’. De inrichting voor Onboarden kun je deels overnemen van de bestaande indienst inrichting binnen jouw omgeving. Dit heeft AFAS mogelijk gemaakt doordat je de nieuwe profielen, workflows en documenten kunt baseren op jouw bestaande indienst en herindienst processen.
Bij het opstarten van het onboardingsproces is ook gebruik gemaakt van de nieuwe verbeterde matching methode. Hierdoor kunnen oud-medewerkers makkelijker herkend en gekoppeld worden. Zo hoef je geen aparte herindienst workflow op te starten. Als je een medewerker ‘onboard’ die op dit moment nog indienst is, regelt Profit 3 automatisch de uitdiensttreding van het oude dienstverband.
LET OP! Dit werkt alleen bij aansluitende dienstverbanden.
Waar moet je aan denken bij de overgang?
- Nieuwe profielen inrichten voor het Onboarden.
- Nieuwe workflows inrichten voor het Onboarden.
- Nieuwe documenten inrichten voor het Onboarden.
LET OP! Vanaf Profit 6 zijn de oude functionaliteiten niet meer te gebruiken.
Om je indienstprocessen soepel te laten verlopen is het verstandig om de Onboarding functionaliteit in te richten vóór juni 2025.
Heb je vragen of wil je meer weten over hoe jij kunt profiteren van deze nieuwe versie? Neem dan contact op met Ribka via r.wolff@peopletrack.nl.
Geschreven door Gülsah Alban en Lina Wang
