AFAS Pocket AppDankzij de AFAS Pocket app zijn kleine, administratieve handelingen een fluitje van een cent! De app geeft via uw (Android of IOS) smartphone, tablet of zelfs uw smartwatch toegang tot uw administratie in AFAS. Van inzicht in uw verlof en verzuim tot de mogelijkheid om openstaande taken te voldoen of uren in te boeken voor een specifieke opdracht. Het is allemaal mogelijk omdat de Pocket app volledig is geïntegreerd met de software van AFAS!

De mobiele versie van AFAS InSite

Lang niet alle klanten die gebruik maken van AFAS software, kennen de voordelen van deze Pocket app. Om die reden vinden veel organisaties het overbodig of zelfs lastig om gebruik te maken van de applicatie. Toch biedt de app veel mogelijkheden, die voor vrijwel alle medewerkers interessant zijn. De Pocket app kan gezien worden als de app-versie van InSite. Waar de één het belangrijk vindt om snel en mobiel zijn/haar uren in te vullen, vindt de ander het fijn om op een snelle manier inzicht te hebben op het verlof of verzuim van de afgelopen periode. Niet alleen handig om snel HRM gerelateerde zaken te regelen, óók CRM gegevens zijn met slechts een aantal klikken terug te vinden vanaf uw telefoon. Lees hieronder alle mogelijkheden die de AFAS Pocket app te bieden heeft:

Mijn taken & signalen

In het overzicht van ‘mijn taken’ krijgt u in één oogopslag zicht op de openstaande acties die verwacht worden vanuit de workflow. Bij een nieuwe taak, verschijnt er tevens een berichtje in ‘mijn signalen’. Wanneer er meerdere taken openstaan, kunt u de zoekbalk gebruiken om op onderwerp of workflow te zoeken. Ook het afhandelen van de taken doet u eenvoudig via de app, uiteraard wordt ook het digitaal ondertekenen ondersteunt door de AFAS Pocket app.

Nieuws & berichten

De nieuwsberichten die gedeeld worden via InSite zijn ook terug te vinden via de Pocket app. Medewerkers die veel onderweg zijn of minder op kantoor zijn, blijven via deze weg dus gewoon op de hoogte van de laatste mededelingen. Natuurlijk is het ook mogelijk om via de app een reactie achter te laten op de verschillende nieuwsberichten. Liever een collega privé een berichtje sturen? Ook dat kan, via ‘berichten’ in de app. Op deze manier houdt u werk en privé eenvoudig gescheiden!

Agenda

De Profit Agenda is ook beschikbaar via de AFAS Pocket app, dit is echter alleen het geval als deze keuze ook geautoriseerd is. Via de agenda kunt u zelf afspraken vastleggen, maar ook uw verlof, verzuim en bijvoorbeeld nacalculatieregels kunnen automatisch geregistreerd worden. Via de instellingen kunt u de keuze maken om de Profit-afspraken en/of externe afspraken te tonen in de agenda.

Contacten

Via het kopje ‘contacten’ heeft u altijd de gegevens van uw relaties bij de hand in de Pocket app. Contacten kunnen eenvoudig opgezocht worden via de zoekbalk, zoek bijvoorbeeld op de naam van een persoon, organisatie of op postcode. Heeft u de gewenste contactpersoon gevonden? Nu kunt u het dossier van deze klant bekijken of een dossieritem vastleggen. Daarnaast is het zelfs mogelijk om direct telefonisch contact opnemen met de contactpersoon.

Bezetting & wie is wie

In één oogopslag zien welke collega’s er vandaag aan het werk zijn? Via ‘bezetting’ kunt u zien welke collega’s aan het werk zijn van uw team of afdeling. Via het kopje ‘wie is wie’ kunt u alle collega’s terugvinden. Handig om nieuwe collega’s te leren kennen en om per collega de juiste contactgegevens terug te vinden.

Insturen

Via de knop ‘insturen’ kunt u een foto maken en deze direct als dossieritem versturen in de app. Is er bijvoorbeeld ergens op kantoor iets stuk? Dan kunt u de facilitaire dienst snel en eenvoudig op de hoogte stellen door een dossieritem te versturen met een foto zodat zij direct een inschatting kunnen maken of dit snel opgepakt dient te worden.

Declaraties

Een declaratie is nog nooit zo snel verstuurd als via de AFAS Pocket app. Maak een foto van het bonnetje en de boeking is met slechts een aantal klikken geregeld. Maaltijdkosten, verblijfskosten of bijvoorbeeld de kosten van uw VOG scant u simpel in, maar ook reiskosten kunnen via deze optie eenvoudig gedeclareerd worden. Uw recente declaraties worden in het overzicht getoond en u kunt eerdere declaraties altijd eenvoudig terugvinden door middel van de zoekbalk.

Uren & verlof boeken

Nog voordat u de deur uitstapt kunnen de uren al geboekt worden via uw telefoon. Het is mogelijk om te zoeken naar project, maar bijvoorbeeld ook omschrijving, code of klantnaam. In deze tijd kunnen we eigenlijk niet meer zonder het gemak van mobiele urenverantwoording! Ook verlof vraagt u eenvoudig aan via de app, naast het boeken van verlofdagen heeft u ook direct zicht op al ingeplande verlofdagen en uw huidige verlofsaldo.

Loonstroken

Sommige bedrijven versturen nog steeds de loonstroken van hun medewerkers per post, maar veel organisaties zijn allang gestopt met het versturen van papieren loonstrookjes. Dankzij de Pocket app is dit voor uw organisatie ook verleden tijd, in de app hebben medewerkers altijd toegang tot hun loonstroken in één overzicht. Ook de jaaropgaven zijn snel in te zien via de applicatie.

Ziek melden

Via de AFAS Pocket app kunnen medewerkers zichzelf eenvoudig ziek melden. Bij de ziekmelding vult u de begindatum en verwachte einddatum van ziekte in. Verder kunt u de type ziekmelding bepalen, met onder andere de optie; ziek, pleegzorg of zwangerschap. Daarnaast is er zelfs een optie om een eventuele vervanger te benoemen in de ziekmelding. Zodra de ziekmelding is doorgegeven via de app wordt de leidinggevende automatisch op de hoogte gebracht.

Mijn gegevens

Via ‘mijn gegevens’ heeft u snel inzicht in zowel uw zakelijke als persoonlijke gegevens. In het zakelijke profiel zijn de contactgegevens te vinden én een digitaal visitekaartje. Het digitale visitekaartje is eenvoudig te scannen door de qr-code waardoor uw zakenrelatie de gegevens in één keer in zijn/haar telefoon kan opslaan. In uw persoonlijke profiel kunt u eenvoudig wijzigen doorgeven, denk bijvoorbeeld aan een verhuizing, een nieuw telefoonnummer of een ander bankrekeningnummer waarop het salaris gestort wordt.

De inrichting van uw AFAS Pocket app

Het voordeel van de AFAS Pocket app is dat deze naar wens ingericht kan worden. Wanneer er bepaalde modules zijn die u liever niet beschikbaar stelt voor uw medewerkers, dan kunt u deze ook uitschakelen. Heeft u bijvoorbeeld liever niet dat iemand zich ziek meld door één druk op de knop via de app, maar de ziekmelding telefonisch doorgeeft? Dan kunt u deze module eenvoudig uitschakelen, zodat deze functie niet gebruikt kan worden door uw medewerkers.

Meer weten over de functionaliteiten van de AFAS Pocket app? Wij vertellen u hier graag meer over, neem vrijblijvend contact op via: +31 (0)20 823 18 29 of laat een bericht achter via ons contactformulier zodat wij u kunnen terugbellen.